Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

La présente politique décrit la manière dont nous collectons, utilisons, conservons, protégeons et partageons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web (ecosysai.com / ecosysia.com), nos plateformes, ainsi que nos solutions technologiques d'IA (notamment nos agents BIA et BIA+).

Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires aux finalités de nos services :

• Informations de contact : Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l'organisation.
• Données professionnelles et d'affaires : Informations fournies dans le cadre d'un diagnostic de maturité IA, demandes de démonstration ou formulaires d'inscription à nos formations (ECOMATRICIA).
• Données d'utilisation et d'interaction : Interactions avec nos formulaires, nos agents conversationnels et nos outils de support.
• Données techniques et fichiers témoins (Cookies) : Adresse IP, type de navigateur, pages visitées. Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour refuser ou désactiver les témoins non essentiels.

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Fournir, configurer et optimiser : Nos solutions technologiques d'IA (BIA / BIAgen) et nos services-conseils.
• Gérer les communications : Les inscriptions aux formations et le support client.
• Assurer la sécurité, la gouvernance et la conformité : De nos systèmes.

• Cloud Souverain : Toutes les données hébergées et traitées par ECOSYS.AI sont intégrées dans un environnement Cloud Souverain garantissant que vos informations résident sur des serveurs sécurisés au Québec et au Canada. Nous appliquons des protocoles stricts de chiffrement des données (au repos et en transit) et d'architecture RAG (Retrieval-Augmented Generation) sécurisée.
• Mandats en co-traitance ou partenariat (ex. Doumont 360) : Dans le cadre de projets réalisés en collaboration avec des partenaires stratégiques ou des consultants associés, le partage de renseignements est strictement encadré par des accords de confidentialité (NDA) et limité aux données essentielles à l'exécution du mandat.

Conformément à notre démarche d'Accompagnement Post-Projet (Certification A2P) et à la norme ISO/IEC 42001 :

• Supervision humaine : Nos systèmes d'IA fonctionnent avec une supervision humaine appropriée. Aucune décision critique vous concernant n'est prise de manière 100 % automatisée sans possibilité de révision humaine.
• Analyse des risques éthiques et algorithmiques : Nous procédons à une analyse systématique afin d'éliminer les biais et de garantir la transparence des résultats.

ECOSYS.AI ne vend, ne loue et ne commercialise aucun renseignement personnel à des tiers. Vos renseignements ne peuvent être communiqués qu'aux entités suivantes :

• Sous-traitants et partenaires technologiques autorisés : Uniquement lorsque cela est nécessaire pour exécuter un service commandé, sous réserve d'obligations de sécurité et de confidentialité équivalentes aux nôtres.
• Obligations légales : Si la loi, un tribunal ou une autorité gouvernementale l'exige conformément aux législations québécoises et canadiennes.

• Conservation : Vos renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités prévues ou aux exigences légales. À l'échéance, vos données sont détruites de façon sécurisée ou anonymisées.
• Gestion des incidents de confidentialité : ECOSYS.AI tient à jour un registre des incidents de sécurité. Si un incident présentant un risque de préjudice sérieux survient, nous prendrons rapidement les mesures requises pour aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec ainsi que les personnes concernées.

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et de rectification : Consulter ou faire corriger les renseignements personnels que nous détenons sur vous.
• Droit au retrait du consentement : Retirer votre consentement à l'utilisation ou à la conservation de vos données à tout moment.
• Droit à la portabilité : Demander la communication de vos renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Droit à la désindexation : Demander la suppression ou le déréférencement de vos informations dans certaines conditions prévues par la loi.